Afspraken, afspraken, afspraken

De kracht van relaties bij TOTUS Consultancy?

De kracht van relaties? Voor Jordi Zwart van TOTUS Consultancy is dat allang geen geheim meer, maar gewoon dagelijkse praktijk. "Goede relaties zijn voorspelbare relaties. En die vallen of staan bij het maken én nakomen van goede afspraken. Als je die basis goed neerzet, dan kan het bijna niet misgaan."

Eigenaar Jordi Zwart.

Het is een inzicht dat hij al jaren in de praktijk terugziet. Bij KPN en Asurion werkte hij aan complexe samenwerkingen met multinationals als Apple, Samsung en DHL. Later deed hij dat ruim zes jaar als registermediator in grootzakelijke bemiddelingen. En ook vanuit TOTUS Consultancy werkt hij al jaren op het snijvlak van contract, governance en uitvoering. "Je ziet steeds hetzelfde. Organisaties denken dat er overeenstemming is, terwijl cruciale verwachtingen nooit expliciet zijn gemaakt. Uiteindelijk gaan conflicten zelden over wat daadwerkelijk is afgesproken, maar juist over verwachtingen die te vaag waren of nooit concreet zijn gemaakt."

Afspraken die nooit zijn gemaakt

Volgens Zwart begint samenwerking aan de voorkant. "Afspraken maak je op basis van transparantie. Je moet vooraf helder zijn. Wat verwacht je van elkaar? Wat kost het? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Alleen dan weet iedere partij waar zij aan toe is." Daar zit volgens hem ook direct het verschil met hoe het in de praktijk vaak gaat. "Afspraken maken doe je op basis van transparantie vooraf. Vertrouwen ontstaat door het nakomen van de afspraken. Dit is een vrij fundamenteel inzicht en zodoende ook breed toepasbaar."

"Binnen ICT landschappen leggen we processen, afhankelijkheden en uitzonderingen tot in detail vast. Maar zodra organisaties met mensen samenwerken, doen we dat opvallend weinig." Met een vergelijking maakt hij het concreet. "Denk aan een voetbalteam. Iedereen kent zijn positie en taak en een trainer hamert daar voortdurend op. Maar pas als iedereen zijn rol daadwerkelijk begrijpt en uitvoert, ontstaat er vertrouwen en gaat het team swingen. Als verantwoordelijkheden, verwachtingen en spelregels vooraf duidelijk zijn gemaakt, ontstaat rust in de samenwerking. Pas dan kun je als organisatie echt gaan bouwen."

Van contract naar praktijk

Precies op dat punt – waar afspraken ontbreken of niet concreet genoeg zijn – richt hij zich met TOTUS Consultancy. "Het contract is het framework. Maar om echt tot een goede uitvoering te komen, heb je meer nodig." Die ‘meer’ zit volgens hem in governance, operational excellence en het vertalen van afspraken naar de dagelijkse praktijk.

Aanbestedingen: winnen is nog maar het begin

Juist daar ziet hij het in de praktijk vaak misgaan, bijvoorbeeld bij aanbestedingen. Voor veel MKBbedrijven ligt de focus vooral op het winnen van de opdracht, terwijl volgens Zwart juist daarna het echte verschil wordt gemaakt. "Het gaat niet alleen om eisen en prijs, maar ook om hoe je samenwerkt en welke afspraken je maakt over sturing, afwijkingen en verwachtingen." Als je dat goed organiseert, ontstaat er rust. "Mensen willen geen pieken of dalen, maar een stabiele relatie. Voorspelbaarheid is vertrouwen. Duurzame relaties ontstaan bij de afspraken die je vooraf maakt."

In een tijd waarin termen als klantbelofte en efficiëntie soms juist voor frictie zorgen, zit daar volgens Zwart het onderscheidend vermogen van TOTUS. Doen wat je belooft klinkt logisch, maar blijkt in de praktijk minder vanzelfsprekend. "Daar ligt mijn kracht: het vastleggen van afspraken en het controleren op het nakomen daarvan. Dat is altijd maatwerk, maar wel toegankelijk en transparant, ook voor het MKB."

Niet knuffelen, maar afspraken nakomen

Die voorspelbaarheid zit volgens Zwart niet in mooie woorden, maar in gedrag en in het consequent doen wat je hebt afgesproken. "Afspraken nakomen, dat is waar vertrouwen ontstaat. Niet door wat je zegt, maar door wat je doet. Langdurige, duurzame relaties gaan nooit om hoe leuk je elkaar vindt, maar om hoe fijn je samenwerkt. Of het nu gaat over de opvoeding van het kind, of over wie de inspanning levert en wie mag genieten van de baten. Je krijgt geen vertrouwen door uitsluitend te knuffelen met elkaar, maar door altijd de afspraken na te komen."

TOTUS CONSULTANCY B.V.

Nikkelweg 36 2401 MM Alphen aan den Rijn 071 - 362 68 95 [email protected] www.totusconsultancy.nl